Beleid voorkomen belangenconflicten

Uit hoofde van onze dienstverlening zouden er in beginsel belangenconflicten kunnen bestaan tussen Groenstate Vermogensbeheer en u als relatie, tussen een medewerker van Groenstate Vermogensbeheer en u als relatie of tussen relaties onderling. Groenstate Vermogensbeheer hanteert hoge standaarden in de identificatie en omgang met mogelijke belangenconflicten. Het onderhavige beleid beschrijft hoe Groenstate Vermogensbeheer voorkomt dat belangenconflicten ontstaan en wat de procedure is als er ondanks deze maatregelen toch een belangenconflict ontstaat.

Beleid voorkomen belangenconflicten van Groenstate Vermogensbeheer B.V.

VOORKOMEN BELANGENCONFLICTEN

Mogelijke belangenconflicten worden geïdentificeerd en vastgelegd. Voor elk mogelijk belangenconflict wordt zo mogelijk een maatregel geïdentificeerd. Medewerkers van Groenstate Vermogensbeheer zijn verplicht iedere situatie waarin de kans op een belangenconflict ontstaat intern te melden aan de Compliance Officer.
Hieronder geeft Groenstate Vermogensbeheer u inzicht in enkele ondernomen maatregelen die onderdeel vormen van ons beleid ter voorkoming van belangenconflicten. Het stelt u in staat een beeld te vormen over de integriteit die Groenstate Vermogensbeheer nastreeft.

*   Gelijke behandeling
Relaties worden in gelijke situaties gelijk behandeld.

*   Compliance-beleid
Het compliance-beleid kent regels die toezien op de integriteit als geheel waaronder tevens mogelijke belangenconflicten.

Specifieke onderwerpen hiervoor zijn:

  • Bestrijding van marktmisbruik;
  • Regeling privé beleggingstransacties;
  • Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens;
  • Zorgplicht;
  • Klantbelang centraal;
  • Regels voor aanname van geschenken.

Voor een optimale invulling van de Compliance-rol heeft Groenstate Vermogensbeheer een externe Compliance Officer benoemd, zodat deze rol volledig met functiescheiding en zonder belangenconflict kan worden ingevuld. De Compliance Officer heeft een signalerende en informerende rol naar de directie van Groenstate Vermogensbeheer.

NEVENFUNCTIES

Het is medewerkers van Groenstate Vermogensbeheer niet toegestaan een nevenfunctie te aanvaarden, waarbij er belangenconflicten kunnen ontstaan met Groenstate Vermogensbeheer en/of een relatie. Voor elke nevenfunctie dient vooraf toestemming van Groenstate Vermogensbeheer verkregen te worden.

CHINESE WALLS

Chinese walls zijn opgezet om ervoor te zorgen dat activiteiten, die mogelijke belangenconflicten kunnen behelzen, strikt gescheiden worden uitgevoerd. Chinese walls kunnen fysiek, organisatorisch en van personele aard zijn.

BEVEILIGINGSMAATREGELEN

Groenstate Vermogensbeheer heeft maatregelen getroffen op het gebied van fysieke beveiliging en ICT beveiliging (logische toegangsbeveiliging). Deze maatregelen zijn getroffen ten einde ongewilde verspreiding van informatie te voorkomen. Een medewerker van Groenstate Vermogensbeheer heeft alleen toegang tot informatie die de medewerker van Groenstate Vermogensbeheer nodig heeft voor de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden.

REGELING PRIVÉ BELEGGINGSTRANSACTIES

Er is een regeling van kracht voor privé beleggingstransacties van alle personeelsleden van Groenstate Vermogensbeheer. Deze regeling ziet er onder andere op toe dat personeelsleden van Groenstate Vermogensbeheer geen gebruik maken van bij de vermogensbeheerder bekende koersgevoelige informatie voor privébeleggingen. Tevens stelt de regeling de verplichting dat de werknemer van Groenstate Vermogensbeheer zich strikt dient te onthouden van enige handeling die de schijn van belangenverstrengeling, of het gebruik van koersgevoelige informatie, kan opwekken.

VERGOEDINGEN

Het inkomen van Groenstate Vermogensbeheer bestaat uitsluitend uit de fee die relaties rechtstreeks aan haar betalen. Op deze wijze kunnen wij geen ander belang dienen dan dat van onze relaties. Groenstate Vermogensbeheer voldoet hiermee aan de wettelijke vereisten aangaande transparantie.

BELONINGSREGELING VOOR HET PERSONEEL

Om te voorkomen dat medewerkers van Groenstate Vermogensbeheer provisie gedreven beslissingen nemen, ontvangt iedereen een vast salaris. Groenstate Vermogensbeheer kent geen bonus en/of variabele beloningen toe aan haar medewerkers. Indien Groenstate Vermogensbeheer daar in de toekomst, om welke reden dan ook toe over zou gaan, zal dit conform de vigerende wet- en regelgeving plaatsvinden.

COMPLIANCE BELEID EN INTERNE CONTROLE PROGRAMMA

De naleving van het beleid op het gebied van belangenconflicten is een onderdeel van het compliance-beleid en het interne controleprogramma. Bevindingen zullen worden besproken met de directie van Groenstate Vermogensbeheer.

PROCEDURE BIJ GECONSTATEERD BELANGENCONFLICT

In geval van het signaleren van een onvermijdelijk belangenconflict, wordt de Compliance Officer hiervan op de hoogte gebracht. De Compliance Officer stelt u daarvan op de hoogte met voldoende informatie over het belangenconflict binnen de mogelijkheden van de wet, zodat u met voldoende kennis een beslissing kunt nemen over de voortzetting van de dienstverlening. Het belang van u gaat hierbij voor op het belang van de Groenstate Vermogensbeheer. De Compliance Officer ziet erop toe dat in geval van het belangenconflict primair in het belang van u wordt gehandeld.